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Googleアプリを活用しよう!Gmail編④

Googleアプリを活用しよう!Gmail編④

「ラベル」を活用したメール管理

Gmailでは、メールに「ラベル」を貼付けて分類することができます。これは、Outlookなどでいうフォルダに該当し、「仕事」「友人」など、自由に作成した区分に基づいてメールを振り分けることができます。

■ラベルとフォルダの違い

ラベルは、あくまでもメールに貼り付けるもので、メールをラベルというフォルダに移動するわけではありません。全てのメールは受信トレイに入り、その中でラベルが貼付けられます。

ラベルとフォルダの違い

メール画面の左側には「ラベルリスト」が表示され、ラベルごとに抽出された状態でメールを見ることができます。
例えば、ラベルリストの「問い合わせ」ラベルをクリックすると、「問い合わせ」のメールだけが表示されます。

■ラベルの作成

Gmailには最初から「スター付き」「重要」「送信済みメール」などのラベルが用意されており、Googleアプリを活用しよう!Gmail編②最初にやっておきたいメール設定」でも説明したように、メール設定の「ラベル」から表示・非表示を切り替えることができます。

ラベルの作成1

ラベルの作成2

また、その下のほうにある「新しいラベルを作成」ボタンから、ラベルの作成ができ、右側の「削除 編集」からラベルの削除や変更・編集を行うことができます。
ラベル作成によるメール管理については、「Googleアプリを活用しよう!Gmail編③Gmailで別アドレスを活用する」で紹介していますので、参考にしてください。

■メールにラベルを付ける

既存のメールにラベルを貼付けることもできます。

①ラベルを貼付けたいメールを開きます。

メールにラベルを付ける
上部の「ラベル」アイコンをクリック。貼付けたいラベルを選択します。
「新規作成」から、新しいラベルを作成することもできます。

新しいラベルを作成することもできます
ラベルを外したい場合は、メールタイトルの右側にあるラベル名の「×」をクリックします。

■ラベルを付けてメールを移動させる

通常、ラベルを付けただけではメールは移動せず、受信トレイにも表示されます。これを、受信トレイには表示させず、左側のラベルリストをクリックしたときだけ表示させる、つまり、メールを擬似的に移動させることができます。

ベルを付けてメールを移動させる
メールを開き、上部のフォルダマークをクリック。
移動させたいラベル名をクリックします。

スレッドを”(ラベル名)”に移動しました
すると、上の方に「スレッドを”(ラベル名)”に移動しました」というメッセージが表示され、受信トレイには表示されなくなります。

■ラベルに色を付ける

ひと目で分かるように、ラベルに色を付けてみましょう。

ラベルにマウスを合わせます
ラベルリストから、色を変更したいラベルにマウスを合わせます。
「▼」マークが表示されるので、クリックします。

「カスタム色を追加」1
ラベルの色にマウスを合わせると何種類かの色が表示されます。
背景色と文字色が変わるので、好きな組み合わせを選びましょう。
その他の色を選びたい場合は、「カスタム色を追加」から色の組み合わせを作成することもできます。
「カスタム色を追加」2

ラベルリストとメール一覧に色付きで表示される
ラベルリストとメール一覧に色付きで表示されるようになりました。

煩雑になりがちなメール管理を、見た目にも分かりやすく管理できるのが「ラベル」です。ぜひ活用して、仕事の効率アップにつなげてはいかがでしょうか。